CSR活動紹介 – D-TECH事業部 完全ペーパーレス化達成事例

CSR活動紹介 – D-TECH事業部 完全ペーパーレス化達成事例

こんにちは!エプコ広報部の佐藤です。

エプコではペーパーレス化の取り組みを推進しています。今回はそんな中でもいち早く完全ペーパーレス化を達成したチーム(吉林・沖縄)の取り組みをご紹介したいと思います!

ペーパーレス化、何故やるのか

まずペーパーレス化をなぜ推進しているかというところから。テレワークに適応するために取り組み始めたということではなく、住まいを支えるインフラ企業として、社会的責任を果たすための取り組みの1つとしてペーパーレス化を位置付けています。

昨年よりカラー印刷をやめたり、定期的に印刷枚数の推移を社員に公表するなどして意識づけをおこなってきた結果、今回完全ペーパーレス化に成功したチームが出てきたというわけなんです。

特にD-TECH事業部は設計業務や検図業務などで相対的に紙出力が多い傾向にありましたが、成果物の品質を落とさずに紙からデータへ移行が進んでおります。

今回は好事例紹介として吉林・沖縄で完全ペーパーレスを達成したチームの皆さんにお話を伺いましたので、下記で事例を2つ紹介させていただきます。

事例①吉林設計チーム

適切な設備導入を行い、短期間で完全ペーパーレス移行

吉林のチームでは紙で出力していた資料をデータ管理に移行するために、モニターを深圳から融通することで1人2台使えるようにし、手書きで行っていた修正指示などをPDF編集ソフトで編集しデータでやり取りすることにしたそうです。その結果、これまで月に2万枚印刷していた状態から現在は0枚になりました。

気になる業務に支障がないかという点ですが、支障はなく、むしろ良い影響が出ているそうです。

  1. モニター2台で資料を確認するため視点移動がなくなり楽になった
  2. データ管理に完全移行したことでデータ共有が効率よくできるようになった
  3. 印刷時に比べカラー画面で確認ができるので、抜け漏れなく指示を確認できるようになった

また、吉林拠点内の他のチームでも今月からペーパーレスの取り組みを横展開しているそうなので、吉林全体で紙出力が0枚になる日も近そうです!

拠点間の情報共有を効率化していきたい

ペーパーレス化しデータ管理に移行したことで、情報共有の効率化に関して多くの建設的な意見が出るようになったようです。例えば吉林で開発した管理システムを活用して日本⇔吉林など拠点間の情報共有の仕組みを最適化を図りたいと考えているとのこと!

今回の取り組みはペーパーレス化から展開し、チームを超え、拠点を超え創造性の高い新しい取り組みにシフトしていく良い機会になっていることが感じられます。

事例②沖縄設計チーム

業務フローの見直しを行い、導入可能なところから順次移行

沖縄のチームではまず既存の業務フローを見直し、印刷量が多い工程を調査・優先順位をつけて漸進的にペーパーレスに移行し、月に6万枚印刷していたところが現在0枚になりました。

また、吉林と同様PDF編集ソフトを導入することで直接書き込みを行い、資料も全てデータ管理へ完全移行しています。

  1. 印刷の手間が省け、作業に集中できるようになった
  2. 資料をデータ管理にしたので作業漏れが減少した
  3. 業務全体の見直しをするきっかけになった(省ける作業が明らかになった)

固定観念を捨ててまずは取り組んでみることが重要

ペーパーレス化についての思いを伺ったところ、「ペーパーレス化、いざやってみたら良いことばかりだったので、まずは紙でなければ業務が出来ない(もしくは効率が悪い)という固定観念を捨てることが大事だと思います。」とのこと!

まずはトライしてみて問題が出てきたらその都度見直しを図ることで徐々に最適化していくという姿勢で取り組んできたそうです。ペーパーレス化だけではなく新しいことを始めるときにも重要なことですね。

最後に

D-TECH事業部のペーパーレス化の取り組みをご紹介させていただきました。

冒頭で述べました通り、企業としての社会的責任を果たすことを大きな目的に置きながらも、取組みを進めながら建設的な意見を出し合い、仕事をもっと良くしていくことが出来たら良いなと思います。

コールセンタースタッフ採用強化しています

新規業務立ち上げに伴い、沖縄コールセンタースタッフの採用を強化しています。人と話すのが好きな方や専門スキルを磨きたい方、お待ちしております!