離れていても変わらない意思疎通を。エプコ流在宅勤務の秘訣を公開します!

離れていても変わらない意思疎通を。エプコ流在宅勤務の秘訣を公開します!

▲2020年4月14日現在の東京オフィスの様子。出社せず在宅での勤務を強く呼びかけています。

こんにちは。エプコ広報部です。緊急事態宣言から1週間経ちましたね。エプコではBCP対策に基づく業務体制への移行の一環で在宅勤務体制の整備を進めております。

在宅勤務であっても密なコミュニケーションを取ったり、一人ひとりがオフィス勤務時と変わらず緊張感を維持しメリハリをつけて仕事することが大事です。今回はエプコ社員に励行をお願いし、全社で取り組んでいる在宅勤務の秘訣をご紹介したいと思います!

働く前に心身を整える

通勤時間を軽い運動に充てる

在宅勤務を続けていると、どうしても運動不足になりがちですよね、ということでいつもは通勤に充てている時間を近所の散歩など軽い運動に充てるようにしています。

通勤服に着替え、気持ちを切り替える

オフの時間と勤務時間のメリハリをつけ、気持ちを切り替えるための工夫として、通勤服に着替えてから仕事に取り掛かるようにしています。

コミュニケーションはいつも以上に取る

皆さんご存じのWeb会議システム「Zoom」をフル活用したり、お互いの勤務状況を全社員で共有しているスケジューラ―に登録するなどして、離れていても、コミュニケーションを多めに取るようにしています。

朝夕の情報共有のための打ち合わせはZoomを繋いで行う

出社している時と同じようにコミュニケーションを取ることは大事です。直接顔を合わせることができない中でもZoomを繋ぎビデオと音声でしっかりコミュニケーションを取っていただくようにしています。

ランチはいつもと同じ時間に取る+Zoomランチを推奨!

在宅勤務をしていると、ついつい時間感覚が薄れてしまいがち。そこで、ランチ時間は出社時と同じ時間に取ることや、Zoomを繋ぎチーム等でランチを取ることを推奨しています。

物理的な距離が関係ないZoomランチ。拠点を超えたメンバーでZoomランチするのもいいかもしれませんね!

お互いの勤務状況をスケジューラ―で共有する

エプコには全社員で共有しているスケジューラ―があります。普段は打合せの予定や外出予定などを記載する用途で使っていますが、多くの社員が在宅勤務状態の今、同僚の勤務状況を把握することが難しいため、在宅勤務なのか通常勤務なのかスケジューラ―に登録することをお願いしています。勤務状況をお互い知ることができるため、コミュニケーションの取り方を工夫することができます。

チームリーダーは旗振り役として積極的に意思疎通を図る

社員一人一人が意識するのはもちろん、リーダーからの働きかけが大事です。チームのメンバーや関係部署と積極的にコミュニケーションを図ることで、より円滑に仕事を進めることができます。

勤務終了後は再び心身を整える

勤務終了後は再び軽い運動をすることやZoomでのチーム会を推奨しています。在宅勤務中は人に会えなくて鬱々としてしまいがちなので、チーム会などで心のリフレッシュをしたいですね!

密な意思疎通の図り方!Zoomチャット活用術

チャットツールといえばSlackやTeamsが有名ですよね。Web会議システムとして広く知られているZoomにも便利な使い方があります。最後に、Zoomチャットの活用方法を少しだけご紹介させていただきたいと思います。

いつでも、どこでも、気軽に楽しく繋がることががポイント!

メッセージが流れがちなときはスターを付け、タスクが終わったら外す

チャットはメールなどのツールと比べると、どんどんメッセージを追加していったり、メッセージに対する反応がすぐ得られるというところが特徴ですが、依頼したことや自分のタスクが流れていきやすいものです。そこで、重要なメッセージは★マークを付けておくとメッセージをためておくことができ、タスク終了後は★を外すこともできます。

スターを付けると、スター付きメッセージにストックされていくので、忘れることがなくなります。

チームのチャンネルを作り、ちょっとしたことでも反応を返す

「口頭でちょっと伝える」ということが出来ない今だからこそ、チームのチャンネルを作ってオープンに情報共有できるようにしてみましょう。また、スタンプや反応を返してあげることでより円滑にコミュニケーションができるようになります。

ダイレクトメッセージは極力使わず、チームみんなでやり取りすることで、集合知をうまく形成することが出来ます。

広報ブログチーム内でのチャットワークの様子。スタンプや反応を早めに行うようにしています。

最後に

在宅勤務の秘訣をご紹介させていただきました。大変な時だからこそ、新しい仕事の仕方をマスターして生産性を下げない、むしろ上げていくように社員一同取り組みたいと思います。

このほかにも、BCP対策に基づく業務体制移行を図る中での従業員行動指針についての記事も公開していますので、合わせてどうぞ。

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